Conditions Générales d'Utilisation (CGU) - Roomize
Dernière mise à jour : 28 février 2026
Les présentes CGU encadrent l'utilisation de la plateforme Roomize par les établissements professionnels (hôtels, résidences, gestionnaires).
1. Objet et périmètre
Roomize est une solution SaaS B2B de gestion des réservations, des séjours et des opérations hôtelières. Les présentes CGU régissent la relation contractuelle entre Roomize et l'établissement client.
2. Rôles sur les données personnelles
Pour les données clients saisies dans Roomize, l'établissement agit en qualité de responsable du traitement et Roomize agit principalement en qualité de sous-traitant.
Roomize agit comme responsable du traitement pour ses finalités propres : gestion de l'abonnement, facturation B2B, sécurité de la plateforme, prévention de la fraude et des abus, support technique.
3. Catégories de données traitées
- Données d'identité et de contact des clients finaux (nom, téléphone, e-mail si renseigné).
- Données de réservation et de séjour (dates, chambre, statut, historique).
- Données de compte collaborateurs (admin/staff), journaux d'actions et traces de connexion.
- Données de facturation B2B de l'établissement client.
- Données de paiement traitées via des prestataires conformes (Roomize ne stocke pas les données carte).
4. Finalités et bases légales
- Exécution du service SaaS et des engagements contractuels.
- Gestion des comptes, support, supervision sécurité et prévention de la fraude.
- Conformité aux obligations légales applicables selon les juridictions.
- Intérêt légitime lié à l'amélioration continue du service, dans le respect de la minimisation des données.
5. Durées de conservation
| Type de donnée | Durée indicative |
|---|---|
| Données de compte client B2B | Pendant le contrat, puis archivage légal applicable |
| Données de réservation/séjour | Selon les instructions du client et les obligations légales locales |
| Logs de sécurité et traces d'accès | Jusqu'à 12 mois, sauf obligation légale contraire |
| Données de sauvegarde | Cycles techniques limités, puis purge planifiée |
6. Engagements Roomize
- Traiter les données uniquement sur instruction documentée de l'établissement client.
- Appliquer des mesures de sécurité proportionnées : contrôle d'accès, journalisation, sauvegardes, protection en transit et au repos.
- Mettre en place une stricte confidentialité interne selon le principe du besoin d'en connaître.
- Assister l'établissement client pour les demandes d'accès, rectification, suppression et limitation.
- Notifier l'établissement sans délai injustifié en cas d'incident de sécurité confirmé.
7. Sous-traitants ultérieurs et transferts
Roomize peut recourir à des sous-traitants techniques pour l'hébergement, le paiement, l'envoi SMS/e-mail et la supervision technique. Les principaux prestataires incluent notamment Supabase (infrastructure) et Paystack (paiement).
En cas de transfert international de données, Roomize met en place les garanties contractuelles et organisationnelles adéquates.
8. Incidents de sécurité
En cas de violation de données personnelles confirmée impactant les données de l'établissement, Roomize notifie l'établissement sans délai injustifié, avec les informations utiles à ses obligations légales.
9. Exercice des droits des personnes
Les demandes d'accès, de rectification, de suppression et de limitation des clients finaux doivent être adressées en priorité à l'établissement responsable du traitement. Roomize apporte son assistance technique selon les termes contractuels.
10. Fin de contrat et réversibilité
À la fin du contrat, Roomize permet la restitution/l'export des données selon les modalités convenues, puis applique une suppression planifiée conforme aux obligations légales et de sécurité.
11. Limitation de responsabilité
- Roomize n'est pas responsable des données inexactes, incomplètes ou illicites saisies par l'établissement.
- Roomize n'est pas responsable de l'absence de base légale de collecte côté établissement.
- Roomize n'est pas responsable des décisions opérationnelles de l'établissement (tarification, admission, pénalités, etc.).
- Roomize n'est pas responsable des indisponibilités imputables aux tiers (réseau, FAI, PSP, services SMS/e-mail) ou à la force majeure.
- L'établissement reste responsable de ses obligations réglementaires sectorielles locales (fiscalité, registre voyageurs, obligations touristiques).
12. Droit applicable et juridiction
Les présentes CGU sont interprétées conformément au droit applicable prévu au contrat. En cas de différend, les parties recherchent d'abord une résolution amiable avant toute saisine de la juridiction compétente.
13. Contact légal
Contact juridique et support : contact@vexa.tech
Siège/zone d'activité : Abidjan, Côte d'Ivoire. Téléphone : +225 07 175 057 53.
14. Historique des versions
- Version 1.0 - 28 février 2026.
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